Covid-19 salgını ile birlikte uzaktan çalışma yöntemi oldukça yaygınlaşmış ve birçok işletmede uygulamaya geçirilmiştir. Covid-19 salgının bitmesinden sonra da uzaktan çalışmanın iş hayatının önemli bir parçası olacağı ve bazı işletmelerde kalıcı hale getirileceği öngörülmektedir. Mevzuatımızda uzaktan çalışma ile ilgili olarak bulunan boşluğun giderilmesi amacıyla İş Kanunun 14. Maddesi çerçevesinde 10 Mart 2021 tarihli Resmi Gazete Uzaktan Çalışma Yönetmeliği yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
Sözleşmenin şekli ve içeriği
Uzaktan çalışmaya ilişkin iş sözleşmeleri yazılı şekilde yapılmak zorundadır. Sözleşmede işin tanımı, yapılma şekli, işin süresi ve yeri, ücret ve ücretin ödenmesine ilişkin hususlar, işveren tarafından sağlanan iş araçları, ekipman ve bunların korunmasına ilişkin yükümlülükler, işverenin işçiyle iletişim kurmasına ilişkin şartlar ile genel ve özel çalışma şartları yer alacaktır. İşçi ile işveren arasında oluşabilecek uyuşmazlıklardan kaçınılması adına iş sözleşmelerinin mümkün olduğunca ayrıntılı hazırlanması yararlı olacaktır.
Çalışma ortamının düzenlenmesi
Gerekli olması halinde, uzaktan çalışmanın yapılacağı mekân ile ilgili düzenlemeler iş yapılmaya başlamadan önce tamamlanacaktır. Bu düzenlemelerden kaynaklanan maliyetlerin karşılanma usulü, uzaktan çalışan ile işveren tarafından birlikte belirlenecektir. İşveren çalışma ortamını işin niteliğine göre çalışan ile mutabık kalarak belirleyebilir. Bu belirleme yapılırken iş güvenliği tedbirlerine ilişkin talimatlar iş sözleşmesine yazılmalı ve çalışma ortamı iş güvenliğine ilişkin hususlar göz önüne alınarak belirlenmelidir.
Malzeme ve iş araçlarının temini, kullanımı ve üretim maliyetlerinin karşılanması
İşin yapılması için gerekli malzeme ve iş araçları iş sözleşmesinde aksi kararlaştırılmamışsa işveren tarafından karşılanacaktır. Aksinin kararlaştırılabileceği açıkça belirtildiğinden malzeme ve iş araçları işçi tarafından sağlanacaksa bu husus açık bir şekilde iş sözleşmesine yazılmalıdır. İşçiye teslim edilecek malzeme ve iş araçlarıyla ilgili aşağıdaki hususlar yerine getirilmelidir;
- Kullanım esasları ile bakım ve onarım koşulları işçiye yazılı olarak bildirilmelidir.
- Bedellerini belirten iş araçları listesi, işveren tarafından yazılı olarak işçiye teslim edilmelidir.
- İşçiye teslim edilen belgenin işçi tarafından imzalı bir nüshası ise işveren tarafından işçi özlük dosyasında saklanmalıdır.
- İşin yapılmasıyla ilgili zorunlu giderlerin tespit edilmesine ve karşılanmasına ilişkin hususlar iş sözleşmesinde belirtilmelidir.
Çalışma sürelerinin belirlenmesi ve işçinin işveren ile olan iletişimi
Tüm çalışma ilişkilerinde olduğu gibi uzaktan çalışmada da belirli bir çalışma süresi belirlenmeli ve iş sözleşmesine yazılmalıdır. İşçinin hangi saatler arasında çalışacağı net olarak belirlenmelidir. Çalışma saatlerinde değişiklik yapılabilmesi için işçinin yazılı onayının alınması gerekebileceğinden çalışma saatlerinin belirlenmesi dikkatli şekilde yapılmalıdır. Mevzuatta belirtilen veya iş sözleşmesinde belirtilen sürelerden daha fazla çalışma yapılması halinde fazla çalışma yapıldığı kabul edilecek ve işverenin fazla çalışma ücreti ödemesi gerekecektir. Fazla mesai yapılması işçinin onayına tabi olduğundan bu hususa ilişkin olarak iş sözleşmesiyle veya ayrı bir belgeyle işçinin onayı alınmalıdır. Fazla mesai ücretinin aylık maktu ücrete dahil olduğu durumlarda bu husus mutlaka iş sözleşmesine yazılmalıdır. İşçi ve işveren arasındaki iletişim yönetimi ve zaman aralığı işçi ile işveren tarafından belirlenecektir. Uzaktan çalışmada da bir mesai kavramı olduğu unutulmamalı ve buna uygun olarak çalışma düzeni organize edilmelidir.
Verilerin korunması
İşçinin verilerinin korunması hususu ile ilgili olarak KVKK hükümlerine uygun hareket edilmeli ve gerekli bilgilendirme yapılmalıdır (Açık rıza ve aydınlatma yükümlülüğü vb.). İmzalatılacak belgelere uzaktan çalışmaya ilişkin özel durumlarla ilgili hususlar açıkça yazılmalıdır. Uzaktan çalışmada verilerin korunmasıyla ilgili elektronik tedbirlerin alınması önemli olduğundan bu hususla ilgili özel tedbirler alınmalıdır.
İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin tedbirlerin alınması
Uzaktan çalışanın yaptığı işin niteliğini dikkate alarak iş sağlığı ve güvenliği önlemleri hususunda çalışanı bilgilendirmek, gerekli eğitimi vermek, sağlık gözetimini sağlamak ve sağladığı ekipmanla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerini almak işverenin yükümlülüğündedir. Uzaktan çalışmada da iş güvenliğine ilişkin gerekli tedbirleri alma yükümlülüğü işverene ait olduğundan iş güvenliği eğitimleri uzaktan eğitime özgü olarak güncellenmeli ve gerekli eğitimler verilmelidir. Uzaktan çalışma sırasında işi yaparken gerçekleşecek kazaların da iş kazası olarak sayılacağı unutulmamalıdır.
Uzaktan çalışmanın yapılamayacağı işler
Tehlikeli kimyasal madde ve radyoaktif maddelerle çalışma, bu maddelerin işlenmesi veya söz konusu maddelerin atıkları ile çalışma, biyolojik etkenlere maruz kalma riski bulunan işlerde uzaktan çalışma yapılamayacaktır.
Sonuç ve önemli notlar
İş ilişkisi doğrudan uzaktan çalışma sözleşmesi ile kurulabileceği gibi, işçi ve işverenin anlaşması halinde işçinin iş sözleşmesi uzaktan çalışma sözleşmesine dönüştürülebilecektir. Uzaktan çalışma şeklinde çalışmaya başlayan bir işçinin normal çalışmaya dönmesi veya tam tersi bir durumun gerçekleşebilmesi çalışma şartlarında esaslı değişiklik olarak kabul edileceğinden işçinin onayı alınmadan bu şekilde bir değişiklik yapılması mümkün değildir. Bu nedenle uzaktan çalışmaya karar verilmesi halinde değişiklik yapabilmek için işçinin onayının alınması gerektiği göz önünde bulundurulmalıdır.
Bununla birlikte uzaktan çalışmanın zorlayıcı nedenlerle (mevcut durumda COVID-19 salgını nedeniyle yapıldığı gibi) işyerinin tamamında veya bir bölümünde uygulanacak olması halinde, uzaktan çalışmaya geçiş için işçinin talebi veya onayı aranmayacaktır. Ancak zorlayıcı nedenlerle uzaktan çalışma yapılsa dahi işbu yönetmelikte belirtilen diğer hususlara uygun hareket edilmesi gerekmektedir.
Uzaktan çalışmada işçiler, esaslı neden olmadıkça salt iş sözleşmesinin niteliğinden ötürü emsal işçiye göre farklı işleme tabi tutulamaz. Bu nedenle çalışma şartları belirlenirken bu hususa dikkat edilmelidir.
Konuyla ilgili ayrıntılı bilgi talebiniz olması halinde yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.
